会計業務を効率化する上で重要な役割を果たす会計システムは種類が豊富です。導入を検討しているものの、どれを選べばよいか悩んでいる企業担当者の方もいるでしょう。
本記事では、そのような方に向けて、会計システムの基礎知識や種類、選び方などについて紹介します。
会計システムとは？
会計システムは企業の会計処理をIT化し、経理担当者の業務を効率化するシステムです。「財務システム」や「経理システム」と呼ばれることもあります。
通常、会計処理のために経理担当者はさまざまな書類を書く必要があります。会計システムを導入することで、「帳簿や決算書などの自動作成」や「債権や債務を自動管理」が可能になるため、作業負担の大幅減少に期待できるでしょう。
このほかにも、経理部の仕事をサポートする機能まで多く備わっています。また、財務会計データを分析するツールとしても利用できます。そこで算出されたデータは、今後の経営方針を検討する資料としても活用可能でしょう。
なお、会計システムにはさまざまな種類があり、システムによって得意とする機能も異なるため、自社の業務に適した機能を、しっかりと備えているものを選択しましょう。合わないものを導入してしまうと、かえって作業効率が下がる恐れもあるため気をつけましょう。
会計システムの種類
ここからは会計システムの中から「インストール型会計ソフト」と「クラウド型会計ソフト」の特徴をそれぞれ紹介します。種類によって特徴が異なるため、両者のメリット・デメリットを把握して、より自社に適した種類のシステムを導入しましょう。
インストール型会計ソフト
インストール型は、家電量販店やウェブ上でパッケージを購入してインストールするものと、システム構築を行いセットアップするものの2種類に分けられます。どちらのタイプもインフラやハードウェアの管理は自社で行う点が特徴です。サポート体制も充実しているため、システムの利用経験がない場合でも安心して使えるでしょう。
なお、前者の場合、一度インストールすれば追加料金不要で利用できますが、もし法改正があった場合はシステムアップデートが必要になります。また、利用端末が限られてしまう点やパソコンの容量を消費する点もデメリットといえるでしょう。
一方、後者は外部ネットワークへの接続が必要ない点や、自社に合わせたシステムを組めるなど、柔軟にカスタマイズできる点は大きなメリットです。しかし、初期費用が高額になる点やサーバーの定期的なメンテナンスが必要になる点など、懸念事項もあります。
クラウド型会計ソフト
クラウド型はインターネットを通じて、クラウド上にある会計システムを利用します。初期費用が無料か低額で済み、導入しやすい点が特徴です。一方、利用する規模によって月額使用料も発生するため、導入前にいくらかかるか確認しておくとよいでしょう。
クラウド型では、法改正の際も自動でバージョンアップするなど、常に最新の状態で利用できるメリットがあります。また、物理的な破損リスクがほとんどない点や、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンを使用して、どこからでもアクセスできることも特筆すべき利点でしょう。
なお、利用する際は常にネットワークにつなげる必要がある点や、ランニングコストがかかる点、パスワード管理などのセキュリティ対策を徹底する必要がある点などは、デメリットとして挙げられます。
会計システムの選び方
ここからは自社に適合した会計システムを選ぶために、確認すべきポイントを紹介します。
法人向けの会計システムを選ぶ
会計ソフトには「個人事業主向けソフト」と「法人向けソフト」があります。両者は課せられる税金が変わるため、企業で使用する場合は「法人向けソフト」を選びましょう。法人向けソフトの中でも、まずは会計業務に必要な機能が備わっている、スタンダードなものを選ぶのがおすすめです。
企業の規模や拡張性をチェック
企業規模によって必要な勘定科目や税制対応などの違いがあるため、システム導入前に自社の規模や今後の拡張性を確認しておくことも重要です。例えば、パッケージソフトにして低コストでの導入を優先するのか、企業の発展性を優先し業務統合システムを導入するのかなど、企業によって選ぶべきシステムは異なります。
Oracleで販売している会計システムでも、「Oracle NetSuite」は中小企業向き、「Oracle Fusion Cloud ERP」は大企業向きと違いがあるため、システムの対象規模などの確認も大切です。
柔軟なカスタマイズが可能か
企業や社会の変化に対応できる自由度や柔軟性が会計システムに備わっているかどうかも重要なポイントです。自由度や柔軟性があれば、稼働後も状況に応じて変更でき、会計業務を格段に効率化できるでしょう。事業拡大に伴う、拠点の増加や子会社化など、組織再編時もスムーズに対応可能です。
経営分析のしやすさ
会計システムによっては、財務データから収益性や成長性などをグラフにできる機能も備わっています。経営分析がしやすいレポートを表示させることで、経営者や役員に報告する際も一から資料を作る必要がなくなり、担当者の手間や負担を減らせるでしょう。このように、会計システムを利用しながら経営分析もしたい場合は、その機能が備わっているものを選ぶ必要があります。
無料トライアルの有無
会計システムの中には、無料トライアルを実施しているものもあります。システムによって機能や操作性が変わるため、実際に使用してみないと操作感や利便性など分からない部分が多いでしょう。導入したシステムが社員にとって使いやすいものかどうかを事前に確認するためにも、まずは無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。
せっかく導入したのに、システムが使いにくかった場合、かえって生産性が下がったり、使わなくなったりすることもあります。そうならないためにも、前もって自社に合うか確認することが大切です。
他のシステムとの連携が可能か
会計データの分析は、データをすぐに取り出して分析できることが求められます。会社全体のシステムとデータ連携できれば、経理が入力する作業を減らせるでしょう。その結果、作業スピードも速くなり、必要なデータをすぐに分析して素早い判断を下すことにつながります。このような迅速なデータ分析を実現するためにも、他システムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。
[RELATED_POSTS]会計システムを導入する際の注意点
ここからは会計システムを導入する際に気をつけるべきポイントについて解説します。
データ漏洩・消失のリスク
会計システムは作業の特性上、入力や修正がしやすくなっています。しかし、それ故にデータの改ざんや持ち出しがしやすいともいえるでしょう。書き換えをしても証拠が残らないため、本来のデータを意図的に変えることも容易です。このような不正行為を防ぐためにも、パスワード設定や権限制限といった、セキュリティ対策を徹底しましょう。
また、特にインストール型の場合は、データ消失リスクへの対応も必要です。バックアップ機能を搭載していたとしても、同じディスクで管理しているとバックアップごと損傷するケースもあります。保存場所を変えたり、ウイルス対策を徹底したりするなど注意しましょう。
インターネット環境が必須
クラウド型を導入する場合、どこからでもアクセスできる点は魅力である一方、オンライン環境でないと使用できず、オフラインでは使用不可能な点に要注意です。そのため、ネットワークトラブルや災害などで通信障害が発生すると、利用できなくなってしまいます。
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まとめ
会計システムにはインストール型とクラウド型があり、それぞれ特徴は異なります。導入する前に、本記事で紹介した選び方のポイントを参考にしながら、自社に適したものを選びましょう。
また、データ漏洩・消失のリスクや、クラウド型ではインターネット環境が必須になるなど、システムの種類によってメリットやデメリットはさまざまあるため、事前に把握してから導入することが大切です。
