会計、販売、生産、営業、企業経営に必要なシステムを一気通貫で提供するERPパッケージの重要性は年々高まっています。
経営戦略の策定と意思決定の迅速性が問われている現代ビジネスにおいて、各データを統合管理することは今や必須と言えるでしょう。
特にグローバル化が進む企業ではなおのこと迅速なシステム統合が求められています。
しかし、ERPパッケージを導入したからといって必ずしもベネフィットが得られるわけではなく、導入に失敗している企業も後を絶ちません。
そんな中、多くの企業にとって障壁となっているのが"ERPパッケージの選定"です。
ERPパッケージでは社内に導入ノウハウがないことも多く、「どのような選定基準を持てばいいのか分からない」といった企業が多いと思います。
そこで今回は、導入成功のカギでもあり悩みどころでもあるERPパッケージの選定について解説していきます。
1.要件定義に現場の声を反映させる
まず"ERPパッケージは何のためのシステムなのか？"を考えた時、皆さんそれぞれ異なる意見があると思います。
「各システムから生成されるデータをマスターデータとして統合し、意思決定の迅速性を高めるため」
「部門間の情報共有を可能にすることで、業務効率化や顧客満足度の向上を実現させるため」
「点在しているシステムを統合し、仕入れ/生産/販売までのスピードを高めるため」
などなど、ERPパッケージ導入の目的は企業により多種多様です。
では"ERPパッケージを使用する主要ユーザーは？"を考えた時、答えは「現場のエンドユーザー」に絞られるでしょう。
目的は異なれど現場でデータを打ち込んだり、業務効率化を必要としているのは何よりも現場の社員です。
つまり現場の社員が使いづらいと考えれば、労働生産性の低下にも繋がり導入失敗となってしまいます。
ちなみに現場の声を無視した導入で失敗するケースは、ERPパッケージ選定でかなり多い失敗理由です。
エンドユーザーへのヒアリング
現場の声をしっかりと反映するためには、現場社員へのヒアリングから始まります。
- 各部署はどんな課題を抱えているか？
- どんな部分に業務の行いづらさを感じるか？
- どんなシステムがあれば効率化できるのか？
などなど、各現場の責任者や一般社員など幅広くヒアリングすることで、各部署の課題が浮き彫りになっていきます。
現状課題を洗い出し、機能要件へ落とし込む
各部署の現状課題を洗い出したら、ERPパッケージの機能要件を落とし込んでいきます。
このとき、各部署から挙がった課題や要望を全て盛り込むと正確な機能要件を定義することはできません。
ですので、各部署の課題や要望の整合性を取りつつ"本当に必要な機能”を定義していくことが重要です。
「こんな機能もあると便利だろう」といったものは、実際使用しない機能になるケースが多いのでシンプルにまとまった機能要件を定義していきましょう。
2.要件定義をもとにいくつかのERPパッケージをピックアップ
機能要件が定義できたら、数多く提供されているERPパッケージの中から複数製品をピックアップしていきます。
製品数としてはまず3～4つ程度まで絞っていきましょう。
ピックアップ時は以下のような注意点があります。
多機能だけで選ばない
ERPパッケージは各製品によって特徴が異なりますが、中には多機能を売りにしている製品があります。
しかしここで注意すべきは「多機能＝自社に最適な製品」ではないということです。
多機能も全てをフル活用することができればしっかりと費用対効果を得ることができますが、使用しない機能が大半を占めるケースが珍しくありません。
この場合、無駄なコストが発生するだけでなく使用しない機能があることでシステムの煩雑さを生んでしまいます。
ですので、機能要件に対しコンパクトにまとまった製品をピックアップすることが大切です。
低価格だけで選ばない
多機能だけで選んでしまうケース同様に、低価格というだけで製品を選んでしまうのは危険です。
表面上のコストだけ見ればメリットに感じるかもしれませんが、本来の目的を達成できなければ導入価値はゼロとなります。
価格に関してはいったん比較対象とせず、機能面での比較を重視しましょう。
[RELATED_POSTS]3.ERPパッケージ導入による業務形態の変化を予測する
ERPパッケージの導入は、少なからずこれまでの業務形態に変化をもたらす存在となります。
各システムを統合し一貫した情報共有を実現するためには業務変革を起こす必要性も出てくるのです。
しかし、導入する製品によって「どの程度業務形態に変化が必要なのか？」は違ってきます。
例えば現行の業務形態において生産手配を行う際にExcelを用いていた場合、生産時期の前倒しなど変則的な計画に対応しているケースも少なくないでしょう。
では、もしも導入したERPパッケージに変則的な計画に対応する機能がなかったら、現行のExcel管理とERPパッケージで二重管理が発生していまします。
こういったケースでは導入する製品に合わせて業務形態を大きく変化させなくてはならず、現場での導入負担が増加してしまうのです。
もちろん全ての企業において、業務形態の変化は最小限に留めたいところかと思います。
ですので、この製品を導入することでどれくらい業務形態を変化させなければならないのか？を一つの評価指標としてください。
導入後にERPパッケージに大幅に寄せなければならないケースでは、多くの"無理”が発生してしまうので現場の負担は測り知れません。
4.パートナーを選定する
ERPパッケージではパートナーとの契約によって導入するケースが増えています。
特に昨今ではクラウド製品が主流となっていることから、知識とノウハウが豊富なパートナーを選定することが導入成功のカギを握ると言っても過言ではありません。
ですので製品の選定だけでなく、実はパートナーの選定も非常に重要なのです。
担当と直接話をしてみる
パートナー選定に際は、ホームページに掲載されてる導入事例などをもとに契約先を決定しているケースが少なくありません。
確かに導入実績豊富なことはそのまま信頼感に繋がることもありますが、必ずしも自社にって最適なパートナーとは限りませんね。
このため先決なのがパートナーとコンタクトを取り、まずは担当者と直接話をしてみることです。
パートナー選定はもちろんのこと担当者によっても導入成功が左右されるケースが少なくないので、現状の課題やERPパッケージに期待する効果などをしっかりと話し合うことが大切です。
自社の課題を適切に把握しているか
担当と話をしていく内に色々と提案を受けると思いますが、その際は自社の課題を理解した上で提案してくれているかを見極める必要があります。
- 会話が担当の一方通行になっていないか？
- 自社課題を無視した提案をしていないか？
- 過去に自社と似通った境遇の企業を担当したことはあるか？
- 「絶対成功する」といった言葉を無責任に言っていないか？
- メリットばかり言っていないか？
などなど、担当を評価するつもりで会話をすることで信頼できるパートナーであるかが判断できます。
このようにパートナーの選定は担当者の選定と言っても過言ではありません。
5.デモや無料トライアルを実施してみる
機能要件にマッチした製品や適切なパートナーを選定したとしても、使いやすいERPパッケージかを判断することはできません。
やはり、実際にシステムに触れてみないことにはユーザービリティを評価することはできないのです。
そこで製品デモや無料トライアルを積極的に実施することが重要です。
実際にシステムに触れてみることで初めて見えてくる課題も存在するので、導入を急がず慎重に製品を評価しましょう。
また、デモや無料トライアルに関しては必ず現場社員に触れてもらうことです。
ERPパッケージを主に使用するのはやはり現場社員なので、不特定多数の社員からの評価をヒアリングしましょう。
最も使いやすいと判断された製品が自社に最適なERPパッケージであると判断できます。
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まとめ
ここまで解説したERPパッケージ選定の要点を以下にまとめておきます。
- ERPパッケージ導入の目的は様々でも、主要ユーザーは現場の社員であることを理解する
- 現場社員の声をしっかりと反映させることで、自社に最適なERPパッケージ導入を目指す
- 各部門の現状課題やシステムに対する要望をヒアリングする
- ヒアリングによって洗い出した課題や要望を機能要件に落とし込んでいく
- 全てを反映させるのではなく"本当に必要な機能”を精査しシンプルにまとまった要件定義を行う
- 機能要件をもとに複数製品をピックアップする
- 多機能や低価格を重視するのではなく、あくまで要件定義にマッチした製品を選ぶ
- 各製品の導入によって起こる業務形態の変化を予測し、"無理”が発生する製品は避ける
- ホームページだけでなく、パートナーの担当者と対面して話をする
- 担当者の信頼性を見極め契約先を選定する
- デモや無料トライアルを実施して自社に最適なERPパッケージを選定する
- メインユーザーとなる現場の社員に触れさせて評価する
これらERPパッケージ選定のポイントは、導入に成功するための基本的なポイントでもあります。
やはり適切な製品を選定することが導入成功に直結するので、慎重に選んでいきたいところですね。
そして何よりも、現場の声にしっかりと耳を傾けることがとても重要です。
何度も言いますがメインユーザーは現場の社員であることを忘れないでください。
また、大切なのはERPパッケージの選定だけでなく、導入ポイントをしっかりと押さえていなければせっかくの製品選定も無駄になってしまいます。
導入ポイントに関してはまた別の機会に解説していくので、合わせて確認して頂ければと思います。
