購買管理システムの導入で得られるメリット

 2017.08.04  クラウドERP編集部

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サプライチェーンの起点でもある“仕入れ”。取引先という外部ステークホルダーがいることで、課題が多い領域であり、解決が難しいという問題もあります。そんな外部ステークホルダーとの関係性を良好に保ちつつ、業務効率化などを目的に行うのが“購買管理”です。また、これを実現するために購買管理システムが導入されます。

現在、購買管理システムの多くは生産管理スイートやERP(統合基幹業務システム)といった、包括的なITツールで導入するケースが少なくありません。

購買管理システムや、生産管理関係の業務アプリケーションは周辺アプリケーションと連携することでより大きな導入効果を持ちます。購買も製造も在庫も販売も配送も、すべてサプライチェーンの一環であるためです。

そんな購買管理システムですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか?包括的なITツールとして導入することが多く、購買管理システムのメリットが把握しづらくなっています。今回は、購買管理システム特有のメリットに焦点を当てていきましょう。

メリット1.購買実績を把握し、仕入先との価格交渉を優位に進める

購買管理の目的は「生産計画に対して必要なモノを必要な分だけ、適正価格で納入期日まえに仕入れる」ことです。特に適正価格で仕入れるということは、製品原価に大きく関与する部分なので非常に重要です。

仕入れ適正価格で行うためには、仕入先との価格交渉を優位に進めていく必要があります。そして、価格交渉を優位に進めていくだけでなく下請法に抵触しないようコンプライアンスを維持することも大切です。

購買管理システムでは、これまでの購買実績(取引実績)をシステム上に記録していくので、情報を瞬時に手にすることができます。仕入先との価格交渉の際はこの購買実績を引き合いにして、交渉を進めていくことが効果的です。

特に長期的な取引関係がある場合は、過去の購買実績を取りまとめて提示することで、価格交渉に応じてくれる可能性が上がります。

これによって製品原価を少しでも下げることができれば、企業にとっては大いにプラスになることでしょう。

メリット2.注文書や支払書の電子化でペーパーレスを実現する

コスト削減をかかげる企業の多くが取り組んでいることが“ペーパーレス化”です。紙文書で保管してきた帳票類を電子化することで、印刷代や間接費を大幅に削減することができます。しかし、企業が日々発行する紙文書の中でも、電子化できるものは限られています。

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購買業務における注文書や支払書などは電子化しても問題ない帳票の一つなので、ペーパーレス化によるコスト削減効果があります。

ただし注意しなければならないのが、取引先によっては紙文書での帳票しか受け付けない場合です。ペーパーレスを実現するために購買管理システムを活用しても、これでは導入目的が崩れてしまいます。

また、電子署名や電子スタンプに対応していないと、帳票書類として高い効力を持ちません。購買管理システムによってペーパーレスを実現したい企業は、まず各取引先との契約内容を整理し、電子署名や電子スタンプなどに対応した購買管理システムを選ぶ必要があります。

メリット3.直接材、間接材といったモノの流れを可視化できる

非効率的な購買業務は弊害しか生みません。現場には十分な間接材があるはずなのに、それを把握していないがために無駄な購買依頼を行う部門も少なくありません。これは全て「モノの流れを可視化できていない」という原因によって引き起ります。

管理担当者の方で購買履歴などを常に把握していれば、こうした問題は無くなります。購買管理システムでは部門ごとに何を購入したのかなど、モノの流れを可視化することができるので、購買のムダを排除することができるのです。

メリット4.システム上に統一された購買業務で効率性を高められる

企業の購買業務は様式は、取引先の数だけあると言ってもいいでしょう。FAX、メール、郵送での注文書送付や取引先ごとに固定された資料フォーマット。こうした多様な購買業務を人手やExcelだけで管理するには限界があります。

郵送ミスやフォーマット選択ミスなど、取引先との信頼性を損ねる失敗が起こす確率はゼロではありません。むしろ「取引先だから多少のミスに文句はないだろう」という気持ちから、いい加減な購買業務を行っている企業も少なくありません。

しかし、適正価格にて仕入れを行ったり、生産計画に対しスムーズな仕入を行うためには取引先との良好関係が非常に重要です。従って「取引先だから」といっていい加減になるのではなく、「取引先だからこそ」と考えて良好な関係性を構築するように努めなければならないのです。

購買管理システムを導入することで、これまで複雑だった購買業務はシステム上に集約されます。取引先ごとのフォーマットを登録したり、FAXやメール、郵送での帳票送付にも対応できます。

こうした購買業務がシステム上に集約されることで、業務効率性は劇的に高まるでしょう。同時に作業ミスも低減できるので、取引先との良好関係を構築しやすくなります。

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周辺アプリケーションと連携することで得られるメリットは?

本稿の冒頭で「購買管理システムは周辺アプリケーションと連携することでより大きな導入効果を得られる」と説明しました。周辺アプリケーションとは在庫管理システム、販売管理システム、原価管理システム、配送管理システムなど一般的に生産管理スイートと呼ばれている業務アプリケーションです。

これらの業務アプリケーションで得られる第一のメリットは「サプライチェーン全体の最適化」です。サプライチェーンの起点である購買管理、正しい需要と供給を促す在庫管理、適切な販売業務を遂行する販売管理、配送スピードを向上しコスト削減する配送管理。これらサプライチェーン全体を改善することで、高い利益率を確保しつつ顧客満足度を高めていくことができます。

従って、購買管理システムと周辺アプリケーションが連携するのは、今や常識といって良いほどでしょう。

そして、各業務アプリケーションを連携するメリットは他にもあります。それは、経営情報の可視化と分析です。

統合的なシステム環境では各業務アプリケーションから生成されたデータを一元的に管理することができます。これはつまり、経営者が必要なときに必要な情報を抜き取り、分析し経営戦略を立てていけるということです。

特にERPでは組織内の業務アプリケーションのほとんどをカバーしているので、社内の情報全てを一手に集約し、ダッシュボードで確認することも可能です。経営情報をうまく活用できれば、経営スピードが増しより効果的な経営戦略を打ち立てていけるようになるでしょう。

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まとめ

皆さんの企業の中でも、購買管理を行う需要は常にあると思います。特に現場従業員はシステム化による業務効率化を待ち望んでいるかもしれません。複雑かつ製品原価に直接関係のある業務だからこそ、しっかりと管理することで適正化することはとても大切ですね。

皆さんには本稿を機に、購買管理システムの導入について深く検討していただければと思います。また、生産管理スイートやERPでの導入も検討しておくと、より具体的なビジョンが見えてくるのではないでしょうか。
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