車両管理台帳をどのように作っていますか?

 2018.08.10  クラウドERP編集部

皆さんの会社では“車両管理”をどのように行っていますか?車両ごとに管理台帳を作成しているでしょうか、あるいは車両管理用のシステムを導入しているでしょうか。適切に管理されていればよいのですが、車両管理は徹底するのが難しいという企業が多いのではないかと思います。

というのも、企業で保有している車両に対して「資産である」という認識が薄く、管理意識が低いという理由がそこにはあります。しかし車両管理はどんな企業でも徹底すべき管理業務の一つです。

そこで今回は、車両管理台帳を作成する方法や、メリットとデメリットをご紹介しましょう。

そもそも車両管理台帳とは?

物流や運輸に関係する業種ならば、当然たくさんの貨物自動車を保有していることでしょう。それ以外の事業においても、営業や輸送、役員の移動用など様々な車両を所有しています。そうした社有車の情報を管理するための書類が車両管理台帳です。紙の資料といて保管することもありますし、エクセルで台帳を作成する場合もあるでしょう。

車両管理台帳には一般的に次のような項目が管理されています。

  1. いつ
  2. 誰が
  3. どこで
  4. その車両を
  5. 何のために
  6. どれくらい使用したのか

どれくらい細かい視点で管理項目を記入するかは企業によります。社有車を使用した理由を詳細に記入する場合もありますし、走行距離を書く場合もあります。さらにこれに加えてガソリンの有無やメンテナンス状況なども記載して、車両一つ一つを徹底的に管理する企業もあるでしょう。

車両管理台帳のメリットとデメリット

まずはメリットからご紹介します。

車両管理台帳のメリット

何よりもメリットは社有車の使用状況やメンテナンス状況などを情報化することで、多くの無駄を排除できることでしょう。従業員が社有車を使用しているときは、基本的に管理者の目を離れています。そのため従業員がどのようにして社有車を使用しているかを、管理者は把握できません。

そのため従業員からの事後報告でしか使用状況を知れず、監督不行き届きになってしまう可能性が高いでしょう。一方で車両管理台帳がある環境ならば、管理項目を細かくすることで従業員の車両使用状況を可視化することができます。

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車両には走行距離などが記録されているので、報告された情報が真実かどうかもすぐに判断できるでしょう。こうすることで従業員の怠慢を防いだり、ガソリンの無駄使いを防ぐこともできます。

もう一つ大きなメリットは事故防止にもなるということです。社有車による事故は従業員だけでなく、当然ながら企業にも責任があります。そのため事故の発生で社会的信頼の失墜や金銭的損失につながります。

従業員の無駄な運転は減るたびに、事故の可能性が低下するため車両管理台帳は事故防止にもつながるのです。

車両管理台帳のデメリット

一番のデメリットは車両管理台帳を記録することが面倒くさいということです。管理項目が細かいほど記入に時間がかかるので、従業員が面倒くさがるのは避けられないでしょう。場合によっては管理項目をきちんと記入しないこともあります。

エクセルで車両管理台帳を作成している場合は、組織全体でそのファイルを共有するためバージョン管理が難しいという点がデメリットです。管理ルールが明確になっていないと従業員各人がそれぞれ想いのままに台帳を使用するので、最新版が分からくなってしまったり情報が適切に更新されないことがあります。

これらのデメリットは簡単に解決できるものではないので、車両管理台帳を作成する際はデメリットに目を向けて、課題としてとらえることが大切です。

車両管理台帳の作り方

車両管理台帳を作るために多くの労力は必要としません。前述した管理項目を踏まえて、エクセルで作成した台帳を紙書類として管理するか、そのままエクセル台帳として管理するかです。

ただし、作成にあたっていくつか押さえておきたいポイントがあります。

  • 車両ごとにIDを設けて管理する

車両管理台帳を作成するにあたって車種やナンバーで管理していると混同する場合もあるため、車両ごとにIDを設けておくとよいでしょう。

  • 車両管理ルールを作る

車両管理台帳に記入する方法や、変更した内容を更新するにあたって明確なルールが無いとすぐに管理が複雑化してしまいます。

  • 車両管理への理解を得る

車両管理台帳を作成して車両管理を行うと、「管理されている感じで窮屈だ」と考える従業員もいます。そうした従業員に対し「組織なのだから管理されるのは当然だ」というスタンスで向かうのではなく、車両管理へ理解を得る努力をしましょう。そうすることで、企業にとっても従業員にとっても多くのメリットをもたらします。

このように、車両管理台帳はただ作成するだけでは機能しません。管理方法を考え、ルールを決め、かつ車両管理への理解を得ることで初めて効果を発揮します。

ITシステムで車両を管理する

最近では、車両管理台帳を作成するのではなく車両管理をシステム化することで、より効率的に管理している企業が増えています。というのも“車両管理システム”には管理業務を効率化するだけでなく、様々なメリットがあります。

  • 日報作成の簡略化

車両管理台帳で管理している場合、従業員は社有車を使用した後に台帳へ色々な項目を記入する必要があります。いわば日報ともいえるこの作業が、従業員のストレスになる可能性もあるでしょう。車両管理システムを導入している場合、GPSによって車両を管理するためどのルートを走ったか、どれくらい走行したか、どこで止まったかなどを自動的に記録します。そのため従業員が日報作業として行う部分が非常に少なくストレスになりません。

  • 勤務スタイルの変化

車両管理システムを導入していると、営業先から一度帰社して社有車を返すといった行動は不要です。社有車がどのように使用されているかが一目で確認できるので、営業先から直帰したり自宅から営業先へ行くことも可能でしょう。

このように、車両管理システムを導入することで様々なメリットを得られるとして、多くの企業に導入されています。ちなみに一般的な車両管理システムは次のような機能を備えています。

  1. 車両の現在位置可視化
  2. 車両の速度可視化
  3. 車両の走行ルート可視化
  4. アイドリング状態の可視化
  5. 車両の走行履歴閲覧
  6. 渋滞情報と地図更新にる最適ルートの表示
  7. 訪問先登録

車両管理が持つ意味

車両の管理は以上のように資産としての管理やリスクの低減のために行うだけではありません。車両は輸送や移動などを担うため、受注や出荷に伴う業務と密接に関係します。車両の可用性を管理しておかなければ、円滑な業務連携はできません。そのため、特に運搬用の車両に関しては業務システムの一つとして管理することが求められるのです。

ERPで車両管理システムを導入する

ERP(Enterprise Resource Planning)とは、経営に欠かせないあらゆる業務システムを一つに統合した大規模なシステム環境です。財務会計システムや調達管理システム生産管理システムや調達管理システムなど様々なシステムが統合されることで、各システムでのデータ受け渡しがスムーズに行われ、組織全体の業務を効率化することができます。

さらに、路上を走行する車両のデータを収集するためには、ERPをクラウドサービスとして提供するクラウドERPのメリットが多くあります。現在はIoTの仕組みも車両に搭載され、通信環境も整っている中で、クラウドサービスへの接続が現実的になっています。クラウドERPにおいても車両管理システムの機能を提供していたり、あるいはカスタマイズによって車両管理が可能なものがあります。クラウドERPで車両管理システムを導入することのメリットは、データ収集のしやすさと、他の業務システムとの連携でしょう。

リアルタイムにデータを可視化するERPならば、物品の輸送などを伴う事業においては重要なプロセスを担う車両管理情報と、その発生源となる取引を連携することで、効率よく工程を進め、顧客に迅速に商品を届けることができるようになるのです。業務プロセスの一つとして車両管理を徹底しようと考えている企業は、車両管理システム並びにERPの導入を積極的インご検討ください。

ERP(統合基幹業務システム)の導入を成功に導く10のステップ

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