企業活動を運営する上でサプライヤーの存在は欠かせません。サプライヤーとは、仕入先、供給元、納品業者などのことであり、自社の業務に必要な機材や資材、部品、原材料、サービスなどの供給元のことです。
そして、それらを管理することは企業の健全な事業運営において非常に重要な要素であることはおわかりいただけるでしょう。
しかし、その意味はそれぞれの企業や担当によってまちまちであることも事実です。サプライヤー管理とは、最適な事業者を見つけることだけではありません。コンプライアンス違反やその他のリスクから自社ビジネスを守る上で重要な要素、それがサプライヤー管理です。
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オラクルのコンサルティングを提供するCSSは、 エンジニアリングから消費者向けの包装商品にいたるまで、さまざまな業種の企業と仕事をしています。それらの企業の中にはサプライヤーの管理が不十分であり大きなリスクを抱える企業も多数存在していました。これらの課題を抱える企業は、正しいテクノロジーと内部プロセスがあればリスクを回避することが可能になります。
サプライヤー管理 - 失敗とは
業種や業態によって違いはありますが、企業はサプライヤーをしっかりと精査する必要があります。基本的な精査においては、サプライヤーのビジネスの状態、業界認定、保険の補償範囲などを確認することでしょう。
しかしながら次第にビジネスもしくは個人の請負業者を、紛争やテロリスト監視リスト、制裁措置などの問題が掲載された政府のリストと照らし合わせて確認することが求められるようになるかもしれません。
企業は、違反行為が実際にあった場合に備えて、こういった調査の記録を一定期間保持することが求められます。ニュースを見ればたった1つの失敗がどれほどの損失に繋がる可能性があるかが分かると思います。
企業の中には、こういったプロセスを手動で行っているケースが散見されます。そのような企業では、監視は行われておらず、人為的ミスが起こりやすくなります。つまり、会社にとってのリスクが高くなることにつながるのです。
一方で、しっかりとサプライヤーを管理しリスクを回避している企業では、IT技術を活用して、より正確なデータでサプライヤーを管理していることも事実です。
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企業がサプライヤー管理の合理化についてオラクルに相談にくる場合、重要な分野がいくつか関わっています。1つ目は、各サプライヤーが認証のために（最初の段階でも定期的にも）満たさなければならないチェックリストを作成することです。このプロセスを明確にして適切なテクノロジーを取り入れることで、すべてが繋がり、前に進むことが可能になります。システムは足りない情報を見つけ出したり、締め切りが近づいてきたときに通知したり、起こりうる問題を自動的に知らせてくれます。
2つ目は、統合情報管理です。サプライヤーを認定するプロセスでは、補足情報などさまざまなデータを集める必要があります。統合管理されていないシステムにおいては企業情報や保険の情報、W-9はすべて違う場所に保存されてしまうかもしれません。こういった情報を統合することで、サプライヤーの状態が常に参照しやすくなり、全体を俯瞰することができます。
最後に、より安定したタイプの評価を活用したいという企業もあります。例えば販売会社の場所の評価やテロ監視リストの監視、制裁措置の検索などです。こういった評価を行う時期に関しては企業組織によって異なる場合があります。企業は、いつ、どこでこういった評価が行われるべきなのかということを把握するのを助けるツールとしてテクノロジーを活用したいと思っているのです。例えば契約を発注する前、調達する前、もしくは他の特定の時期に行うべきなのか？ などです。プロセスを明確にし、必要なステップの要点をそれぞれまとめてから、テクノロジーを導入することで、業務プロセスを最適化できます。このような業務プロセスを構築することで、問題を見逃すことなく、疑問や法的問題が起きたときにも結果にアクセスしやすいのです。
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サプライヤー認定の流れの改善
サプライヤー認定には、膨大な量の質問、書類、検証が必要になります。Oracle Procurement Cloudのようなサプライヤー認定ソリューションがあれば、企業はポータルを通してサプライヤーと直接関わることができます。多くの場合、サプライヤーはログインして、企業が必要としている情報を確認し、システムに直接ファイルをアップロードすることができます。管理を省略し、作業のいくつかをサプライヤーに戻すことで、調達部門が戦略実行に集中しやすくなるのです。アナリティクスやダッシュボードでは、例外や期限切れ、起こりうる問題を一目で確認できます。重大な問題を見逃すことは少なくなり、調達部門は関連情報を探してメールを掘り返す時間も不要になります。
サプライヤー認定の重要性に関して最後に一言、言わせてください。わたしたちはサプライヤー認定のプロセスが不明瞭な会社を毎日のように目にします。それは多くの場合、重要な情報の不足だったり、見落としだったり、ステップが完了したばかりなのにそのステップ完了の証拠がなかったりといったことです。保険の失効や認定の有効期限切れの問題になると、何千、何万ドルという罰金が科せられる場合があります。正しいサプライヤーを選定していることが企業の責任なのです。適切なテクノロジーがあれば、法令に遵守するだけでなく、最新の状態で適切なサプライヤーとビジネスを効率的に実践できるのです。
※本ブログはOracle Small-to-Medium Business ブログ： CSS シニア・ソリューション・アーキテクト アンジェラ ウィルソン(Angela Wilson氏著「The Importance of Effective Supplier Qualification Management」の抄訳です。
